Fiecare dintre noi isi face o lista de “To Do” in fiecare zi. Pe hartie, in telefon, sau in iPad, listele sunt esentiale in administrarea activitatilor curente.
In peste 20 de activitate am ajuns un fel de Ninja al listelor “To Do” – ma descurc destul de bine. Import si eu la randul meu insa foarte multa ineficienta din sistem – depind de foarte multi oameni ca sa imi indeplinesc sarcinile si orice problema din exterior se reflecta in propriul meu sistem si adesea, ineficientele merg mai departe in circuitele la care sunt conectat la randul meu.
Din experienta am observat ca in constructia unei liste “To Do” exista cateva paliere care este bine sa fie observate si inserate.
Iata mai jos lista mea de 5 platforme de sprijin ale unei liste de “To Do” cat mai usor de administrat:
- Construieste-ti lista de “To Do” pe structura a trei mari categorii: Obligatoriu, Ar Trebui, As Vrea.
Productivitatea incepe cand lista ta de lucruri de facut capata consistenta in jurul a trei categorii:
(a) activitati pe care trebuie sa le faci (intra in cadranul IMPORTANT-URGENT);
(b) activitati pe care ar trebui sa le faci (intra in cadranul IMPORTANT-Non URGENT);
(c) activitati pe care vrei sa le faci – de obicei chestiuni care nu sunt nici urgente, si mai mult ca sigur, nu sunt chiar importante. - Foloseste doua tipuri de liste: una electronica si una pe hartie.
Eu folosesc o lista de “To Do” electronica in Evernote – am scris despre asta aici. Am insa si o lista pe hartie, care ma ajuta sa fiu mai focusat. Un alt beneficiu este ca pe hartie nu am tendinta sa supra aglomerez lista cu lucruri de facut asa cum fac in lista electronica, asa ca ma simt un pic mai putin incarcat si adesea coplesit de cate lucruri am de facut. - Transforma-ti lista intr-o poveste.
Incerc, de curand, sa imi transform lista de “To Do” intr-o poveste – asta ma ajuta sa am un fir logic impanat cu imagini si situatii care cu care imi vizualizez traseul zilnic printre sarcinile de rezolvat. - Construieste-ti o lista de lucruri de facut atunci cand ai energie scazuta.
Sunt unele zile in care nu te poti concentra rezonabil pe ce ai de facut. Asa ca e bine sa ai la indemana o lista de nivel 2, care sa iti permita totusi sa spui la finalul zilei ca ai realizat ceva – gen articole de citit, de revizuit o prezentare, etc. - Taie din start de pe lista trei lucruri.
Adesea, lista mea e foarte lunga, asa ca din start, aleg sa tai trei lucruri. E o mica pacaleala care ma ajuta sa imi administrez ceva mai bine numarul de sarcini. Amanarea nu este ceva foarte rau, uneori ajuta.
Photo: Business Documents from Shutterstock.