Cumva anacronic, mi-am facut cateva notite, un fel de concluzii despre administrare sarcini si timp cu ocazia trecerii primelor 4 luni (aproape) din an. De accord, e un pic ciudat sa fac asta de Paste, de obicei tipul acesta de concluzii se trag intre Craciun si Anul Nou.
Daca tot am stat si am cugetat, iata ce invataminte am tras:
- ‘Multi-tasking”-ul e groaznic. Am practicat acest “sport” si e un dezastru! Ajungi foarte repede sa nu vezi padurea din cauza copacilor, nu poti termina cum trebuie lucrarea inceputa, dureaza mai mult decat ar trebui. Ce trebuie facut: cand am de pregatit un raport sau o prezentare, inchid toate programele, mai putin Word-ul sau Power Point-ul. Outlook-ul: l-as dezinstala pe durata pregatirii raportului sau prezentarii. Pentru ca dureaza prea mult reinstalarea, am ales sa il tin doar inchis.
- Se intampla sa am zile in care pot lucra intens 10, chiar si 12 ore, iar in unele zile nu ma pot concentra suficient si sunt in stare doar sa dau raspunsuri la emailuri si sa verific cateva rapoarte periodice. Am tras concluzia ca e in regula, asa. Pentru ca in aceste situatii exista doar doua solutii. Prima solutie inseamna sa accept situatia asa cum este. A doua, sa “lupt”, sa ma gandesc de ce, cum, in ce fel, samd. A doua solutie provoaca nefericire, deoarece toata avalansa de ganduri asociate situatiei face sa situatia sa para mai dificila si mai complexa decat este. Filozofand, conchid cu urmatoarea afirmatie: cauza fundamentala a nefericirii nu este situatia in sine, ci gandurile referitoare la ea. Am zis! :):):)
- Zilele de lucru se umplu intotdeauna de solicitari ce aterizeaza in inbox-ul meu sau pe birou. De accea, a planifica sa ma ocup de sarcini care ocupa mai mult de 3-4 ore este un efort inutil.
- Daca aloc timp mai putin pentru o sarcina, am observat ca o rezolv in acel timp. De exemplu: am de pregatit o analiza media. Daca estimez ca am nevoie de 3 ore, atunci o sa o fac in 3 ore. Daca imi propun sa o termin in 90 de minute, atunci o voi termina in 90 de minute. La fel si in cazul termenelor limita: daca fixez un termen peste 2 saptamani pentru o lucrare la care lucreaza mai multe echipe, atunci lucrarea va fi gata in 2 saptamani. Daca fixez 1 saptamana, surpriza, e gata intr-o saptamana.
- A stabili prioritati cheie este esential. M-am obisnuit sa imi stabilesc “3-cele-mai-importante-sarcini’ fara de care ziua e irosita. Imi merge binisor cu sistemul asta. Macar am trei chestii bifate sigur, si cel mai important, acestea sunt sarcini esentiale pentru cat mai multi oameni din organizatie. Toata lumea castiga.
- Stabileste intalniri cat mai devreme in zi, pentru ca de multe ori, timpul inaintea intalnirilor este irosit -“mai am 30 de minute pana la sedinta de proiect x, nu am nimic personal pe agenda intalnirii, asa ca ce ar fi sa vad ce mai e nou pe site-urile de stiri?”, suna cunsocut, nu-i asa?
- Lucrul in “loturi” este esential. Am inceput sa grupez activitatea in “loturi” – sedintele sa fie toate, pe cat posibil dimineata, in zilele de luni, mari si miercuri. Joi si vineri sa fie “meetings free days”. Grupez in zi si intervalele in care dau telefoane (raspund la apelurile pe care le-am rejectat automat prin facilitatea “do not disturb”). Am observat in timp ca peste 90% din solicitarile venite pe telefon se pot rezolva pe email. In multe cazuri, solictarile se pot delega unor colegi sau departamente din organizatie. De aceea, in loc sa scriu eu un email in urma unui telefon primit, sa definesc solicitarea, problema si eventual sa sugerez o solutie, eu aleg sa solicit apelantului sa imi scrie un email. Mi-am pus asta intr-un fel de raspuns automat pe SMS, in telefonul mobil. Daca a sunat un numar de telefon mobil, fie ca stiu apelantul fie ca nu, ii trimit un mesaj SMS prin care il rog sa imi scrie un email. Daca sunt sunat de pe o line de fix, in 99% din cazuri, daca apelul era important, primesc un email prin care mi se spune ca am fost sunat in legatura cu problema x si ca se asteapta de la mine un raspuns pana la data y.
- Victoriile de ieri nu ajuta in bataliile de azi. Adica, ce a fost ieri, a fost ieri.
- Proiectele mari par de nerezolvat. Planificarea si executia pe bucati ajuta enorm – e un truism ce scriu aici, insa face bine la nervi. Am ajuns sa sparg proiectele in sectiuni de 1 ora sau 2. Azi lucrez 2 ore la sub-proiectul x. Maine, 1 ora. Ai prins ideea!
9.5. Cateva resurse importante care m-au inspirat in cautarile mele dupa timpul “pierdut”:
Bonus: cateva infografice relevante:
