Revolutia digitala ne-a schimbat multe comportamente. Suntem cu totii niste “screen-agers” – ne petrecem timpul de afaceri si timpul liber in fata unor ecrane (laptop, smart-phone, tableta). Ecranele ne-au adus avantaje, si, pe masura, multe dezantaje. Un singur comportament mi se pare ca nu s-a modificat, nici chiar acum in plina revolutie digitala: sunam pe oricine, oricand.
Cred ca fascinatia romanilor pentru telefon (smart-phone, standard, mobil sau fix) nu este si nu va fi depasita curand nici chiar de cea pentru televizor, in fata caruia petrecem in medie peste 4 ore pe zi.
Multi dintre noi au o atractie imensa pentru a “da un telefon”. Numarul de apeluri personale si de afaceri a crescut in timp si astazi, cred, am atins un volum al conversatiei pe care daca il pastram vom vedea consecinte majore in productivitate.
Pentru mine, telefonul este de foarte multe ori cel mai mare inamic al planificarii, al eficientei si in final, al productivitatii. Lucrez adesea intre 10 ore pe zi, imi intra in inbox-ul adresei de birou peste 150 de emailuri in fiecare zi. Trimit la randul meu in medie 70 de mesaje. Aproape 40% din timpul de lucru eate consumat firesc de intalniri de lucru. Imi raman circa 6 ore pe zi in care trebuie sa jonglez cu trei categorii de timp: 1. timp alocat raspunsurilor la solicitarile venite din partea managementului organizatiei; 2. timp alocat solicitarilor venite din partea colegilor; 3. timp alocat solicitarilor venite din partea echipei cu care lucrez. Adaug la toate acestea un numar de 15 apeluri pe zi, doar pe telefonul mobil.
Incerc sa fac fata la toate aceste solicitari si sa le adun in “loturi” – apoi, procesez pe cat posibil in pachete, distribuite pe diverse intervale de timp in cursul zilei.
Este evident pentru toata lumea ca suntem supusi cu totii unei presiuni de a face cat mai multe intr-un timp foarte scurt, intr-un context suprasaturat de stimuli si de informatii. Suntem constienti de acest lucru, insa omitem de multe ori sa ne modificam abordarea in functie de acest aspect atunci cand avem nevoie de ceva de la cineva. Foarte putini inteleg sa isi modifice mesajul pe care il transmit in functie de recipient. Prin mesaj inteleg tot ansamblul, de la continut, la canal de comunicare. Ideea ca totul se rezolva la telefon este adanc inradacinata in subconstientul multor romani.
Un telefon inseamna in primul rand o intrerupere. Daca eram concentrat pe o anume sarcina, a raspunde la telefon inseamna sa pierd cel putin 5 minute pana cand ma pot intoarce cu un nivel corespunzator al atentiei la ce faceam inainte de apel.
Am observat in timp ca peste 90% din solicitarile venite pe telefon se pot rezolva pe email. In multe cazuri, solictarile se pot delega unor colegi sau departamente din organizatie. De aceea, in loc sa scriu eu un email in urma unui telefon primit, sa definesc solicitarea, problema si eventual sa sugerez o solutie, eu aleg sa solicit apelantului sa imi scrie un email. Mi-am pus asta intr-un fel de raspuns automat pe SMS, in telefonul mobil. Daca a sunat un numar de telefon mobil, fie ca stiu apelantul fie ca nu, ii trimit un mesaj SMS prin care il rog sa imi scrie un email. Daca sunt sunat de pe o line de fix, in 99% din cazuri, daca apelul era important, primesc un email prin care mi se spune ca am fost sunat in legatura cu problema x si ca se asteapta de la mine un raspuns pana la data y.
Eu nu mai raspund oricand la telefon. Ma gasiti cu siguranta pe email. Eficienta, eficacitatea si productivitatea nu pot coexista cu un telefon mobil sau fix care suna pentru orice si oricand. Timpul inseamna bani atunci cand se foloseste emailul, si doar uneori, telefonul.
Articol aparut in Capital Nr. 16 (21-27 Aprilie 2014).
Photo credit: “Image of businessman” – Shutterstock.