Focus on being productive, not busy. – Timothy Ferris
Indiferent de departamentul din care faci parte, realizarea de prezentari formale (cu suport de slide-uri in Power Point) face parte din arsenalul tau de unelte de comunicare interna si externa.
In multe companii, daca nu ai un Preso Deck (un set de slides in Power Point pe care le distibui si prezinti in intalnirile formale), orice incercare de a conversa este sortita esecului. Aceasta se intampla deoarece cultura acelor organizatii este construita pe baza acceptarii cvasi-unanime a faptului ca un bun comunicator se asigura ca informatia pe care doreste sa o transmita este disecata, structurata, catalogata si ambalata intr-un pachet corespunzator intelegerii mesajului in maxim 1 ora si in cel mult 30 de slide-uri.
O intrebare imi vine in minte de fiecare data cand discut despre prezentari: cat de mult timp trebuie alocat pentru realizarea unui Preso Deck? Raspunsul este: timpul alocat realizarii unui Preso Deck este direct proportional cu importanta mesajului si a intalnirii in care se livreaza acest mesaj, deci cu cat mai importanta este prezentarea, cu atat este nevoie de mai mult timp pentru pregatire.
Exista insa cateva elemente orientative pentru situatiile in care ai de pregatit un Preso Deck de 30 de slide-uri pe care sa le prezinti intr-un interval de o ora. De exemplu, intre 6 si 20 de ore este nevoie de cercetare si colectare de informatii – internet, colegi, date despre industrie, etc. Apoi, ai nevoie de o ora pentru realizarea unei harti privind nevoile audientei. Aproximativ 2 ore sunt necesare pentru generarea de idei privind structura si derularea prezentarii. O ora pentru organizarea ideilor. Aproximativ 3 ore pentru schitarea structurii prezentarii. Intre 20 si 60 de ore pentru realizarea slide-urilor in Power Point. 3 ore pentru repetarea slide-urilor din Preso Deck – repeta, repeta, repeta, astfel vei cunoaste materialul, succesiunea slide-urilor si a textelor de legatura.
In total, ai nevoie intre 36 si 90 de ore de pregatire. Totul pentru o prezentare cu o durata de o ora si cu nu mai mult de 30 de slide-uri.